Refurbished statt neu: Wie die öffentliche Hand Möbel nachhaltig beschaffen und dabei Einkaufskosten reduzieren kann
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Öffentliche Beschaffungsstellen stehen zunehmend vor der Aufgabe, ihre Beschaffungen nachhaltig auszurichten, Treibhausgasemissionen einzusparen und einen Beitrag zur Reduktion unseres viel zu hohen Ressourcenkonsums zu leisten. In der Praxis steht dem oft eine Hürde im Weg: Nachhaltige oder zirkuläre Optionen wirken teurer – zumindest auf den ersten Blick, der meistens auf den Einkaufspreis fällt. Die gute Nachricht: Das geht auch anders! Ein Bereich, in dem zirkuläre Beschaffung nicht nur nachhaltiger ist, sondern in dem Einkaufskosten gleichzeitig sogar günstiger sein können, ist die Beschaffung gebrauchter beziehungsweise instandgesetzter (refurbished) Möbel.
Warum das nicht längst Standard ist? Die meisten Beschaffenden sind sich dieser Option gar nicht bewusst oder falls doch ist die Beschaffung von Gebrauchtprodukten meist Neuland. Begrifflichkeiten sind unklar, der Markt ist fremd und Vorbilder zur Gestaltung von Ausschreibungen fehlen. Zudem bestehen einige Vorbehalte, die jedoch nicht immer zutreffend sind.
Wackelig und durchgesessen? – Der Mythos der angestaubten Flohmarktware
Diese Vorstellung ist weit verbreitet: Wer gebrauchte Möbel einkauft, bekommt wackelige Schreibtische oder durchgesessene Stühle. Doch dieses Bild hat mit der professionellen Gebrauchtmöbelbranche wenig zu tun. Dort werden Möbel systematisch geprüft, gereinigt und wenn nötig repariert oder auch umfangreicher instandgesetzt. Verschiedene Anbieter berichten, dass ihre Kund*innen in Showrooms oder Ausstellungen die gebrauchten oder instandgesetzten Möbel oft gar nicht von neuen Möbeln unterscheiden können. Der Unterschied zwischen „nur gebrauchten“ (das heißt professionell gereinigt und geprüften) und umfangreicher „instandgesetzten“ (refurbished) Möbeln ist dabei oft fließend und es hängt natürlich auch vom Ausgangszustand ab, ob viele Teile getauscht werden müssen oder ob eine Reinigung und Prüfung ausreicht. Als grober Anhaltspunkt kann gelten: Instandgesetzte Möbel sollten von ihrer Funktion her wie neu sein, es können jedoch kleine optische Gebrauchsspuren vorliegen. Bei „nur gebrauchten“ Möbeln kann man sich den Zustand oft wie nach einem Jahr Nutzung vorstellen. Der genaue Zustand kann dabei variieren, manche Anbieter bieten auch unterschiedliche Zustandslevel an.
Beschaffungsstellen können in der Ausschreibung den von ihnen gewünschten Zielzustand aber selbst definieren. Außerdem wird auf Gebrauchtmöbel von den Anbietenden oft eine mehrjährige Garantie angeboten, die in Ausschreibungen ebenfalls eingefordert werden kann.
Eine häufige Frage ist noch, woher die Möbelstücke, die nach Reinigung und Prüfung weiterverkauft oder vorher instandgesetzt werden, eigentlich kommen. Oft handelt es sich zu einem großen Teil um Rückläufe aus Unternehmen oder von der öffentlichen Hand, aber auch um Lagerüberhänge von Herstellern oder um ehemalige Mustermöbel.
Zwanzig Tische zehn Modelle? – Der Mythos der fehlenden Verfügbarkeit
Die Frage nach der ausreichenden Verfügbarkeit ist auch eines der häufigsten Bedenken von Beschaffenden. Zumindest für Standardprodukte wie elektrische Schreibtische, Bürostühle, Konferenzmöbel oder Stauraumlösungen kann man sagen: Die Verfügbarkeit ist da und der Markt ist meistens größer als erwartet. Im Rahmen der NKWS-AG Zirkuläre Beschaffung, die wir von fachlicher Seite aus begleiten dürfen (weitere Informationen unter dem Beitrag), haben wir für die Hilfestellungen exemplarische Mengen ermittelt, die zum Beispiel bei Schreibtischen oder Bürostühlen geliefert werden können. Hier hat sich gezeigt: Wenn man ein komplettes Bürogebäude mit Tischen des gleichen Modells ausstatten möchte, könnte das je nach Größe vielleicht schon schwierig werden, aber eine einzelne Etage sollte kein Problem sein. Durch eine längere Vorlaufzeit oder Flexibilität bei den Modellen kann die Verfügbarkeit auch zusätzlich noch erhöht werden. Ein Großteil der Bedarfe ist also schon heute problemlos abdeckbar.
Schön und gut, aber nur eine Nische? – Der Mythos der mangelnden Skalierbarkeit
Was sich in Deutschland erst entwickelt, ist in den Niederlanden längst gängige Praxis: Dort beschafft die öffentliche Hand seit Jahren in großem Maßstab instandgesetzte Möbel. Ausgelöst durch einen großen öffentlichen Auftrag vor einigen Jahren hat sich der Markt dort entsprechend entwickelt und spezialisierte Anbieter betreiben großangelegte Instandsetzungsprogramme.
Auch in Deutschland ist der Markt für Gebrauchtmöbel aktuell in Bewegung und es entstehen neben schon lange bestehenden Märkten für Gebrauchtprodukte zunehmend auch neue Geschäftsmodelle. Firmen bieten zum Beispiel zusätzliche Servicedienstleistungen an, entwerfen für auszustattende Flächen Konzepte, die Gebrauchtprodukte mit neuen kombinieren, nehmen Möbel nach der Nutzung zurück oder bieten sie von Anfang an zur Miete an. Auch die Inventarisierung von vorhandenen Möbelbeständen wird aktuell häufiger, da oft viele ungenützte Möbel vorhanden sind, aber keine Übersicht über den Bestand besteht.
Dazu gibt es ein Positivbeispiel aus der Schweiz, hier hat ein Kanton anlässlich eines Umzugs eine umfangreiche Bestandsaufnahme aller vorhandenen Möbel gemacht und dann ein Konzept für den neuen Standort erstellen lassen, das vorhandene Möbel bestmöglich einbezieht. All das zeigt: Instandgesetzte Möbel sind kein Nischenphänomen, sondern auf jeden Fall skalierbar, auch in der öffentlichen Beschaffung!
Öffentliche Vorreiter zeigen, es geht schon jetzt!
Schon heute gibt es aber auch in Deutschland erfolgreiche Beispiele für die Beschaffung von gebrauchten beziehungsweise instandgesetzten Möbeln durch die öffentliche Hand. So stand beispielsweise das Ministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Gleichstellung des Landes Sachsen-Anhalt vor der Aufgabe, 43 Arbeitsplätze für die neu einzurichtende Marktüberwachungsstelle der Länder für die Barrierefreiheit von Produkten und Dienstleistungen (MLBF AöR) einzurichten. Die Beschaffung sollte vor allem zukunftsfähig, das heißt nachhaltig und klimafreundlich ausgerichtet sein, aus diesem Grund wurde beschlossen, Gebrauchtprodukte zu beschaffen. Wichtig waren außerdem die Eignung für mobile Arbeit und Desk-Sharing sowie ein modernes und ästhetisches Design.
Als herausfordernd wurde die Beschreibung der Möbel für die Vergleichbarkeit der Angebote empfunden. Dies wurde jedoch durch das Einfordern eines Konzeptes gelöst: Die Bietenden sollten dabei auf Basis von bereitgestellten Grundrissen und Fotos Vorschläge zur Einrichtung der Arbeitsplätze mit gebrauchten beziehungsweise instandgesetzten Möbeln erstellen. Da es sich um eine Vergabe im Unterschwellenbereich (Verhandlungsvergabe nach § 8 Abs. 4 Nr. 17 UVgO ohne Teilnahmewettbewerb) handelte, war diese im Vergleich zu großen Rahmenverträgen nicht so kompliziert. Mit dem Ergebnis ist die MLBF AöR sehr zufrieden, kleinere Mängel wurden problemlos nachgebessert und es hat sich gezeigt, dass die Einkaufskosten deutlich unter denen von Neuware lagen. Die MLBF AöR hat in der Folge eine weitere Ausschreibung für Besprechungsmöbel durchgeführt, bei der teilweise ebenfalls Gebrauchtprodukte zum Einsatz kamen (alle hier beschriebenen Informationen sowie Fotos der beschafften Möbel können den Folien des Webinars entnommen werden, das im Rahmen der AG Zirkuläre Beschaffung zum Thema Gebrauchtbeschaffung durchgeführt wurde).
Ein Beispiel, das aufzeigt, dass die Beschaffung von gebrauchten beziehungsweise instandgesetzten Möbeln auch im großen Maßstab funktioniert, ist die Möbelbeschaffung der Deutschen Bahn AG (mehr Informationen hier). Diese hat in einer großen Ausschreibung für einen Rahmenvertrag ein separates Los für Rebuy/Resell/Refurbish erstellt, das vorrangig vor den anderen Losen abgerufen werden soll. Das Modell ist ein innovatives Beispiel für die Gestaltung von Rahmenverträgen mit mehreren Produktgruppen und auch für die Kooperation zwischen Bietenden von Neuware und Bietenden von instandgesetzten Produkten.
Was es jetzt braucht?
Für eine Skalierung zirkulärer Beschaffung auch in Deutschland ist es erstens nötig, dass viele Beschaffende die Option der Gebrauchtbeschaffung kennen (und natürlich auch die anderen zirkulären Lösungen) und dass sie dabei unterstützt werden, diese bei passenden Gelegenheiten zu nutzen. Da dieses Feld bisher eher unbekannt ist, braucht es hier aktuell vor allem neugierige Beschaffungsstellen, die Lust haben, neue nachhaltige Möglichkeiten auszuprobieren, und die ihre Erfahrungen dann mit anderen teilen – so dass das Neuland hoffentlich auch in Deutschland bald vertrautes Terrain wird!
Katharina Hurst ist wissenschaftliche Mitarbeiterin im Bereich Produkte & Stoffströme. Sie forscht zu nachhaltigen Produkten und der Circular Economy am Standort Freiburg.
Einordnung unsere Arbeit
Im Rahmen der „AG Zirkuläre Beschaffung“, die Teil des Stakeholder-Prozesses zur Nationalen Kreislaufwirtschaftsstrategie (NKWS) ist, unterstützen wir das Bundesumweltministerium aktuell dabei, die Beschaffung gebrauchter Produkte zu erleichtern. Hierzu wurden Hilfestellungen erarbeitet, die neben vielen Hintergrund-Informationen zur Beschaffung von gebrauchten bzw. instandgesetzten Möbeln auch Beispiele für Einsparpotenziale und verfügbare Mengen enthalten sowie Bausteine aus real bestehenden Ausschreibungen. Ebenso wurde ein Webinar veranstaltet, dessen Präsentationsfolien ebenfalls zur Verfügung stehen. Weitere Informationen zur AG Zirkuläre Beschaffung selbst sind ebenfalls auf der NKWS-Website verfügbar.
