Wir suchen für unseren Standort Darmstadt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Mitarbeiter*in im Sekretariat mit Assistenzaufgaben (m/w/d)
Für das Standortsekretariat inkl. Empfang in unserem Darmstädter Büro mit ca. 50 Mitarbeitenden suchen wir Verstärkung (in Teilzeit 20 bis 24 Wochenstunden).
Deine Aufgaben
Du bist zusammen mit Deiner Teamkollegin für das Büromanagement und den Empfang am Standort zuständig. In dieser Rolle stellst Du effiziente Support- und Serviceprozesse für die Mitarbeitenden sicher. Hierzu gehören u.a. gängige Sekretariats- und Office-Management Funktionen, die logistische Unterstützung bei Veranstaltungen, Netzwerktreffen und Workshops und die Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Büroinfrastruktur. Du gewährleistest einen kontinuierlichen Austausch mit der Hausverwaltung und Dienstleistern, bereitest Entscheidungen in diesen Kontexten vor und unterstützt in der Steuerung externer Dienstleister. Als Ansprechpartner*in am Empfang stehst Du für den professionellen und guten ersten Eindruck gegenüber Gästen.
Dein Profil
- Du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder verfügst über eine vergleichbare Ausbildung
- Sehr gute Microsoft Office Kenntnisse und ein freundliches, kommunikatives Auftreten sind für Dich selbstverständlich
- Strukturiertes Arbeiten und Organisationstalent vereinst Du mit einem guten Verständnis für effiziente Prozesse
- Die Freude an der Arbeit im Team, am Austausch mit den Kolleg*innen und eine ausgeprägte Serviceorientierung zeichnen Dich aus
- Du arbeitest zuverlässig, selbständig und lösungsorientiert. Auch Unvorhergesehenes wirft Dich nicht aus der Bahn
- Gute Englischkenntnisse runden Dein Profil ab
Unser Angebot
Wir bieten Dir eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hochmotivierten, professionellen Team. Wir setzen uns für Vielfalt und Gleichberechtigung ein und bemühen uns um ein integratives Arbeitsumfeld und Diversität. Die Bezahlung erfolgt nach Haustarif inkl. Weihnachtsgeld, ergänzt durch weitere soziale Leistungen wie Kita-Zuschüsse, Kinderzulagen, JobRad, vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge, Betriebsausflüge, sowie eine hauseigene, kostenfreie vegetarische Kantine. Dein Arbeitsvertrag ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit Perspektive auf eine dauerhafte Stelle.
Wenn Du Interesse und Freude hast, mit Deinen Kompetenzen und Deiner Persönlichkeit die erfolgreiche Arbeit des Öko-Instituts zu unterstützen, freuen wir uns auf Deine Bewerbung. Bitte sende Deine vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) und Deinen frühestmöglichen Eintrittstermin bis zum 13.05.2024 in einer PDF-Datei per E-Mail an bewerbung-gf-iko@oeko.de. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Deine Bewerbungsunterlagen gelöscht. Unsere Datenschutzhinweise findest Du hier.
Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“
Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle, finanzielle Unterstützung, zusätzliche Kinderkrankentage, Personal- und Organisationsentwicklung in der digitalen Transformation, Gesundheitsprävention – das sind einige der Angebote, die das Öko-Institut seinen Mitarbeiter*innen anbietet, damit diese den Beruf mit allen Lebensphasen gut vereinbaren können. Dafür haben wir 2022 das Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“ mit der Erweiterung „Ausgezeichnet Digital“ von familyNET erhalten. Und wir tragen das Siegel nicht nur, wir leben es auch!
Datenschutzhinweise
Bewerbungsunterlagen werden am Öko-Institut e.V. vertraulich und datenschutzkonform behandelt. Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten, um beurteilen zu können, ob Sie die Eignung und fachliche Leistung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, besitzen (Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO). Die von Ihnen gemachten Angaben verbleiben bei uns, eine Weiterleitung an Dritte findet nicht statt. Ausnahmen davon sind die Fälle, in denen wir im Rahmen von Bewerbungsverfahren mit Auftragsverarbeitern (Agenturen) zusammenarbeiten. In diesen Fällen schließen wir mit den Agenturen eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO ab.
Empfänger*innen der in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten sind die jeweils zuständigen Personalverantwortlichen sowie das Referat Personal & Entwicklung. Ihre Bewerbungsunterlagen werden nach Ablauf des Verfahrens bei uns gelöscht. Wir verwenden Ihre Kontaktdaten ausschließlich dafür, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Sie über den Fortlauf des Bewerbungsverfahrens zu informieren.
Im Fall des Abschlusses eines Beschäftigungsverhältnisses, einer Ausbildung im Rahmen des Referendariats, eines Praktikums oder eines sonstigen Vertragsverhältnisses, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet das Bewerbungsverfahren für Sie mit dem Zugang einer Absage. Sollten wir Interesse haben, Ihre Bewerbung aufzubewahren für eine mögliche zukünftige ähnliche Stelle, holen wir von Ihnen eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO) ein. In diesem Fall geben wir an, für welchen Zeitraum wir Ihre Bewerbung aufbewahren wollen (maximal 2 Jahre). Danach werden die Unterlagen gelöscht.
Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widersprechen. Insbesondere haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier unsere Datenschutzerklärung.