Referat Finanz- & Rechnungswesen

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Freiburg für das Referat Finanz- und Rechnungswesen eine*n

Sachbearbeiter*in für Drittmittelprojekte

Ihre Aufgaben:

Sie arbeiten eigenverantwortlich, jedoch in enger Abstimmung mit internen und externen Projektverantwortlichen an der finanziellen Projektabwicklung von jährlich rund 100 Projekten (z.T. mehrjährig bzw. international), die auf Zuwendungs- oder Auftragsbasis über öffentliche und private Drittmittel finanziert werden. Ihre Aufgaben inkludieren

  • die Unterstützung der wissenschaftlichen Projektleitungen und des Referats Angebots- und Vertragswesen bei der Projektkostenplanung,
  • das Monitoring des Kostenverlaufs der Projekte und Einhaltung aller Termine,
  • die Erstellung von Mittelanforderungen, Zwischen- und Verwendungsnachweisen (Zuwendungen),
  • die Kontrolle von Mittelzuteilungen und Erstellung von Abrechnungen (Zuwendungen),
  • die Erstellung von Ausgangsrechnungen (Aufträge),
  • die regelmäßige Kommunikation mit Ansprechpersonen bei Auftraggebern und Projektträgern,
  • die Vorbereitung und Begleitung von externen Prüfungen,
  • die Unterstützung der Projektbewertung für Jahresabschlussarbeiten und
  • die Mitwirkung an der Weiterentwicklung der Prozess- und Software-Landschaft des Referats.

Ihr Profil:

  • Sie bringen eine fundierte kaufmännische Qualifikation/Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium mit, idealerweise in der Verwaltung eines Forschungsinstituts, einer Hochschule oder in einer gemeinnützigen Organisation.
  • Sie haben mehrjährige Berufserfahrung in der Sachbearbeitung und/oder im Projektcontrolling von Drittmittelprojekten und Fachwissen des nationalen und europäischen Zuwendungsrechts
  • Sie kennen sich in der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung aus und arbeiten sicher mit entsprechenden IT-Systemen (idealerweise DATEV), Systemen für das Projektcontrolling und das Vertragsmanagement.
  • Sie besitzen ausgezeichnete MS-Office Kenntnisse, insbesondere Excel, sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Partnern.
  • Sie zeichnen sich durch eine sehr sorgfältige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise aus und können zeitlich parallele Anfragen und Anforderungen unterschiedlicher Projekte priorisieren, abarbeiten und unter Zeitdruck überblicken.
  • Sie arbeiten gern in kooperativen Strukturen und versetzen sich mit viel Empathie in die Situation ihrer Kolleg/innen. Gleichzeitig treten Sie kompetent und selbstbewusst auf, kommunizieren klar und wertschätzend.
  • Sie haben Freude daran in einen engagierten Team mit 7 Kolleg*innen zu arbeiten und sich anhand neuer Projekte, Themen und Anforderungen laufend weiterzuentwickeln.

Unser Angebot:

  • Eine verantwortungsvolle Position mit eigenständigem Aufgabenportfolio in unbefristeter Anstellung, Stellenumfang 80 Prozent (32 Wochenstunden).
  • Eine freundliche Arbeitsatmosphäre in einem kooperativen, kompetenten und hochmotivierten Team.
  • Eine sinnstiftende Tätigkeit im Bereich Finanzen in einem unabhängigen, renommierten und zukunftsorientierten Forschungsinstitut im Umfeld vieler relevanter, zukunftsweisender Themen.
  • Die Bezahlung erfolgt nach Haustarif, inkl. Weihnachtsgeld und weiteren familienfreundlichen Angeboten (Kita-Zuschuss, Kinderzulagen)
  • Eine hauseigene vegetarische Kantine
  • Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit von Homeoffice-Tagen

Wenn Sie Interesse und Freude haben, mit Ihren Kompetenzen die erfolgreiche Arbeit des Öko-Instituts mitzugestalten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und möglichem Eintrittstermin in einer PDF-Datei bis zum spätestens 8. Januar 2021 an bewerbung-iko-fr--at--oeko.de. Für Bewerbungen, die bis zum 14. Dezember 2020 eingehen, ist noch vor Weihnachten eine erste Runde von virtuellen Vorstellungsgesprächen geplant, für später eingehende Bewerbungen erfolgen diese Mitte Januar.