Geschäftsführung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Freiburg eine

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Ihre Aufgaben: Sie unterstützen die Geschäftsführung bei der Gremienarbeit, der Betreuung der Vereinsmitglieder und Alumni sowie durch Zuarbeit bei der Umsetzung institutsweiter Prozesse und bei allgemeinen Verwaltungsarbeiten. Dabei bearbeiten Sie eigenständig ausgewählte administrative und fachliche Tätigkeitsbereiche. Dies umfasst die logistische und administrative Vor- und Nachbereitung (inkl. Protokollierung) der Gremien- und Vereinssitzungen und von Veranstaltungen. Darüber hinaus führen Sie die systematisierte Ausschreibungsrecherche durch, pflegen Kontaktdatenbanken und erledigen Recherchen und Zuarbeiten zu Aktivitäten und Projekten der Geschäftsführung. Zudem nehmen Sie in Unterstützung der Geschäftsführung auch Office Management Funktionen wahr. Sie arbeiten eng mit dem Team der Referentinnen der Geschäftsführung zusammen.

Ihr Profil: Sie verfügen über ein Hochschulstudium (Bachelor) und mindestens zwei Jahre Berufserfahrung oder eine kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in vergleichbaren Stellen, vorzugsweise in der Wissenschaft, im Verbands- oder Vereinswesen. Ihre selbstständige und strukturierte Arbeitsweise fußt auf einer schnellen Auffassungsgabe, ausgeprägtem Organisationstalent und dem richtigen Gefühl für Abstimmungsbedarfe. Sie sind effizient in der Organisation von Arbeitsprozessen, Gremien und Veranstaltungen und haben ein gutes Verständnis unterschiedlicher Perspektiven der beteiligten Funktionsträger*innen und Einheiten in Organisationen. Eine hohe Dienstleistungsorientierung, angenehme und verbindliche Umgangsweise sowie Bereitschaft und Fähigkeit zur Arbeit in Teams zeichnet Sie aus. Sie verfügen über breite Anwenderkenntnisse im Bereich von Office- und Datenbanksoftware sowie Tools für virtuelle Meetings. Kenntnisse weiterer Softwareanwendungen sind von Vorteil. Sie sind nach innen und außen stilsicher und gewinnend in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation in Deutsch und Englisch.

Unser Angebot:

  • Ein vielfältiges Aufgabenspektrum in Unterstützung der Institutsleitung und der Weiterentwicklung des Öko Institut e.V.
  • Eine freundliche Arbeitsatmosphäre in einem kooperativen, kompetenten und hochmotivierten Team
  • Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem unabhängigen, renommierten und zukunftsorientierten Forschungsinstitut im Umfeld vieler relevanter, zukunftsweisender Themen
  • Die Bezahlung erfolgt nach Haustarif, inkl. Weihnachtsgeld und weiteren familienfreundlichen Angeboten (Kita-Zuschuss, Kinderzulagen)
  • Eine hauseigene vegetarische Kantine
  • Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit von Homeoffice-Tagen
  • Ihr Arbeitsvertrag ist zunächst auf zwei Jahre befristet, Stellenumfang 75-100 Prozent

Wenn Sie Interesse und Freude haben, mit Ihren Kompetenzen die erfolgreiche Arbeit des Öko-Instituts mitzugestalten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse in einer PDF-Datei sowie ausgefülltes Formblatt, das Sie unter www.oeko.de/fileadmin/jobs/Bewerbungstabelle-AGF.xlsx herunterladen können), und Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin bis zum 3.12.2020 an bewerbung-gf-iko--at--oeko.de. Die Bewerbungsgespräche werden am 14.12.2020 in Abhängigkeit von der aktuellen Infektionslage entweder in Freiburg oder virtuell stattfinden.