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Bereichsassistenz mit Finanz- und Controllingaufgaben (m/w/d)

Freiburg

Für den Institutsbereich Produkte & Stoffströme suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Freiburg Verstärkung als

Bereichsassistenz mit Finanz- und Controllingaufgaben (m/w/d)

in Teilzeit (24-32 Wochenstunden)

Schwerpunkte Ihrer Arbeit

  • Sie sind verantwortlich für die eigenständige Unterstützung der Bereichsleitung beim Finanzmanagement und Controlling sowie den damit verbundenen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
  • Zu Ihren Routineaufgaben zählt die eigenständige Eingabe, Pflege und das laufende Controlling finanzrelevanter Daten für das 30-köpfige Team und die pro Jahr rund 100 laufenden Projektkostenstellen des Bereichs in der institutseigenen Projektverwaltungssoftware.
  • Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung der monatlichen Lohnbuchungen und die eigenständige Aufbereitung inklusive Qualitätssicherung bereichsspezifischer Finanzkennzahlen für den Haushaltsplan und für die Vorbereitung des Jahresabschlusses.  
  • Sie unterstützen die Projektteams eigenständig bei der Zusammenstellung finanzrelevanter Formalia und (Vor-) Kalkulation für Angebote und Projekte mit nationalen, europäischen und internationalen Partnern und Auftraggebenden.
  • Sie pflegen und entwickeln im Austausch mit der Bereichsleitung Vorlagen, Tools, Berichtsformate und Abläufe für das Finanzmanagement und Controlling weiter, zum Beispiel im Zuge der weiteren Digitalisierung von Prozessen am Institut. Sie arbeiten dabei eng an der Schnittstelle zu den Institutsreferaten für Angebots- & Vertragswesen, Finanz- & Rechnungswesen sowie Personal.  

Ihr Profil

  • Sie verfügen über eine fundierte Ausbildung / Qualifikation (zum Beispiel Kauffrau / Kaufmann) oder ein vergleichbares abgeschlossenes Studium.
  • Sie haben mehrjährige Erfahrung im finanziellen Management und Finanzcontrolling von Forschungsprojekten (Aufträge und Zuwendungen) und mit administrativen Aufgaben im Bereich der Drittmittelakquise auf nationaler und europäischer Ebene. Erfahrungen mit internationalen Projekten sind von Vorteil.
  • Sie haben sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (insbesondere in Excel) und sind idealerweise vertraut mit Datenbankauswertungen.
  • Sie arbeiten sehr präzise, selbständig und eigenverantwortlich. Sie verfügen über ausgeprägte Fähigkeit, komplexe Arbeitsprozesse schnell und klar zu erfassen und verständlich zu vermitteln.
  • Sie können sehr gut mündlich und schriftlich kommunizieren und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse.

Unser Angebot

Wir bieten eine verantwortungsvolle Assistenzaufgabe in einem hochmotivierten, professionellen Team, das an vielfältigen nationalen und internationalen Umwelt- und Nachhaltigkeitsthemen arbeitet. Wir setzen uns für Vielfalt und Gleichberechtigung ein und bemühen uns um ein integratives Arbeitsumfeld und Diversität. Die Bezahlung erfolgt nach Haustarif inkl. Weihnachtsgeld, ergänzt durch weitere soziale Leistungen, familienfreundliche Unterstützungsangebote und attraktive Coaching- und Weiterbildungsangebote. Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten werden ermöglicht.

Möchten Sie mit Ihren Kompetenzen und Ihrer Einsatzbereitschaft die erfolgreiche Arbeit des Öko-Instituts mitgestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagefähige Bewerbung!

Bitte senden Sie diese ohne Foto bis zum 26.04.2024 als integrierte pdf-Datei per E-Mail an
bewerbung-ps@oeko.de. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Bewerbungsunterlagen gelöscht. Unsere Datenschutzhinweise finden Sie hier.

Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“

Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle, finanzielle Unterstützung, zusätzliche Kinderkrankentage, Personal- und Organisationsentwicklung in der digitalen Transformation, Gesundheitsprävention – das sind einige der Angebote, die das Öko-Institut seinen Mitarbeiter*innen anbietet, damit diese den Beruf mit allen Lebensphasen gut vereinbaren können. Dafür haben wir 2022 das Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“ mit der Erweiterung „Ausgezeichnet Digital“ von familyNET erhalten. Und wir tragen das Siegel nicht nur, wir leben es auch! 

Datenschutzhinweise

Bewerbungsunterlagen werden am Öko-Institut e.V. vertraulich und datenschutzkonform behandelt. Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten, um beurteilen zu können, ob Sie die Eignung und fachliche Leistung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, besitzen (Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO). Die von Ihnen gemachten Angaben verbleiben bei uns, eine Weiterleitung an Dritte findet nicht statt. Ausnahmen davon sind die Fälle, in denen wir im Rahmen von Bewerbungsverfahren mit Auftragsverarbeitern (Agenturen) zusammenarbeiten. In diesen Fällen schließen wir mit den Agenturen eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO ab.

Empfänger*innen der in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten sind die jeweils zuständigen Personalverantwortlichen sowie das Referat Personal & Entwicklung. Ihre Bewerbungsunterlagen werden nach Ablauf des Verfahrens bei uns gelöscht. Wir verwenden Ihre Kontaktdaten ausschließlich dafür, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Sie über den Fortlauf des Bewerbungsverfahrens zu informieren.

Im Fall des Abschlusses eines Beschäftigungsverhältnisses, einer Ausbildung im Rahmen des Referendariats, eines Praktikums oder eines sonstigen Vertragsverhältnisses, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet das Bewerbungsverfahren für Sie mit dem Zugang einer Absage. Sollten wir Interesse haben, Ihre Bewerbung aufzubewahren für eine mögliche zukünftige ähnliche Stelle, holen wir von Ihnen eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO) ein. In diesem Fall geben wir an, für welchen Zeitraum wir Ihre Bewerbung aufbewahren wollen (maximal 2 Jahre). Danach werden die Unterlagen gelöscht.

Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widersprechen. Insbesondere haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier unsere Datenschutzerklärung.